La gestión de proyectos puede parecer sencilla, pero seguramente durante la ejecución te encontrarás con algunos inconvenientes con los que no contabas, y esto se debe —en la mayoría de los casos— a la falta de planificación y consideración de distintos puntos que deben ser tomados en cuenta antes de comenzar la gestión.

Como punto de partida debes saber que para cada proyecto es necesario identificar y clarificar las distintas variables que intervienen en el proceso, como objetivos por lograr, medios y canales para conseguirlo y optimizar el proceso, stakeholders o público objetivo, equipo de trabajo con el que contarás para la gestión y desarrollo del proyecto, entre otros.

Consejos para tu gestión de proyectos

Pensando en todos estos requerimientos, en Visualmente te brindamos algunos prácticos consejos que te ayudarán a conseguir una exitosa gestión de proyectos:

1. Definición de objetivos y análisis FODA

Para obtener éxito en nuestra gestión de proyectos es indispensable partir sabiendo hacia dónde ir, qué queremos lograr y en qué entorno estamos colocando fichas. Dicho en otras palabras, es necesario analizar el entorno y saber con cuáles fortalezas y debilidades contamos como empresa para saber qué mejorar y cómo lograrlo, además de identificar las oportunidades que podemos aprovechar y las amenazas que pueden presentarse en el camino; luego de esto será más fácil establecer los objetivos generales y específicos a fin de tener claridad en nuestro panorama y una guía para el resto de la gestión del proyecto.

2. Visibilizar tareas, responsables y fechas de entrega

Trabajar de forma organizada ayudará a que la gestión fluya de la mejor forma posible y que los objetivos se cumplan en el tiempo programado. Un dato clave y que te será de mucha ayuda es contar con metodologías ágiles que permitan una colaboración automatizada y dinámica entre todos los colaboradores del proyecto. Así, todos los responsables podrán estar al tanto del avance del mismo, compartir documentos, tener registros de las actividades de cada miembro sin riesgo a la pérdida de información, medir plazos de entrega, entre otros.
Existen varias herramientas diseñadas para este tipo de gestión automatizada. Una de ellas es Project Tracker, nuestro sistema de Gestión de Proyectos que cumple con todas las características mencionadas en el párrafo anterior y muchas otras funcionalidades que te ayudarán a optimizar la gestión.

3. Comunicación fluida en el equipo

A pesar de que idealmente puedas contar con un sistema de gestión automatizado que te ayude a mejorar la gestión de proyectos, es necesario mantener una comunicación constante y fluida con el equipo de trabajo. No debemos olvidar que, más allá de que actualmente las tareas las ejecutamos prácticamente en un 100% online, detrás de cada pantalla existe un grupo de personas que trabajan en conjunto para el cumplimiento del objetivo final. Existen múltiples herramientas para hacer de la comunicación interna un proceso bastante fluido, y para esto la creación de Intranets Corporativas puede ayudar mucho al proceso.

4. Aplicación de una correcta Gestión de Cambios

Gestionar un proyecto no solo consiste en planificar y seguir instrucciones según lo programado. Es posible que durante el proceso nos topemos con resultados que no son los esperados por distintas variables. Este punto es clave para tomar decisiones a tiempo a fin de corregir las acciones y cumplir con la meta final: una gestión exitosa del proyecto.

5. Anticiparse a los riesgos

En el primer paso destacamos la importancia de definir una matriz FODA como punto de partida para nuestra gestión de proyectos. Los riesgos o amenazas están implícitos en cualquier tarea que ejecutemos, y la probabilidad de que ocurran será mucho menor si logramos identificar cada uno de ellos y trabajar en pro de evitarlo (puedes leer más sobre los riesgos empresariales riesgos empresariales en nuestros últimos post). Para esto será necesario la creación de una Matriz de Riesgos por cada proyecto (nuestro software de gestión de proyectos Project Tracker incluye este módulo dentro de sus funciones).

6. Presentación de resultados y felicitación al equipo

Una vez finalizado el proyecto será necesario trabajar en una presentación que incluya todas las acciones llevadas a cabo para el cumplimiento del objetivo final. Así, la empresa podrá demostrar todo el esfuerzo realizado por el equipo para lograrlo. Además, en vista de que siguiendo estos consejos el resultado de la gestión de proyecto será exitoso, es recomendable participar y felicitar a todos los colaboradores por su trabajo, compromiso y dedicación. Recuerda que las instituciones no crecen sin el empeño de cada uno de nosotros, y valorar cada esfuerzo sumará mejoras a los próximos proyectos.