Múltiples Espacios de Trabajo
Arquitectura flexible
Cada biblioteca, lista de datos y fase del proceso tiene roles definidos y permisos personalizados, para asegurar que cada actor pueda realizar las acciones pertinentes a su cargo o rol.
El sistema permite restringir el acceso a los documentos o áreas de trabajo, dependiendo del rol del usuario y sus permisos sobre el repositorio, esto permite garantizar la confidencialidad en el manejo de la información.
Roles y Permisos
Accesos diferenciados por rol
Cada sitio, biblioteca, lista de datos y fase del proceso tiene roles definidos y permisos personalizados para asegurar que cada actor del proceso pueda realizar las acciones pertinentes a su cargo o rol.
El sistema permite restringir el acceso a los documentos dependiendo del rol del usuario y sus permisos sobre el repositorio, esto permite garantizar la confidencialidad en el manejo de la información.
Búsqueda Avanzada
Encuentra todo rápida y fácilmente
El manejo de metadata unificada, desde la carga hasta el final del proceso, permite que la búsqueda de documentos se realice en forma ágil e intuitiva. Los filtros por metadata permiten obtener listados completos según criterios específicos o realizar búsquedas abiertas por múltiples criterios.
QA/QC
La puerta de entrada
Contra cada envío de documentos, el rol Document Control tiene la facultad de aceptarlo o rechazarlo, en cada acción el sistema envía notificaciones al contratista indicando la aprobación o rechazo con su respectivo motivo.
Workflow de Revisión
Tan personalizado como lo requieras
Internamente, dependiendo de parámetros del documento, como Disciplina, Área o Tipo, el sistema ejecuta los workflows con los responsables que corresponda. En cada fase se generan tareas a los usuarios que corresponden, mostrando claramente en qué etapa se encuentra cada documento en todo momento.
Colaboración Interna/Externa
… “Para tu aprobación”
Los participantes del flujo pueden solicitar colaboración interna de otros especialistas dentro de la compañía, el sistema genera tareas y notificaciones a cada actor según su rol y las peticiones que haya recibido. Las colaboraciones también pueden ser solicitadas a otro contratista que participe del proceso.
Manejo de Tareas
Seguimiento uno a uno
El o los usuarios administradores del proceso pueden monitorear permanentemente el estatus de las tareas asignadas, terminadas o en curso. Pudiendo identificar rápidamente eventuales embotellamientos en el proceso, generando acciones correctivas necesarias.
Edición en Línea
Edite sin descargar
Gracias a la integración de Addons especiales, es posible visualizar y editar documentos de cualquier extensión directamente desde el sistema sin necesidad de descargarlo a una carpeta local, especialmente Planos, PDF y Documentos técnicos. Los documentos de office se pueden editar o comentar nativamente en office Online y los archivos PDF se integran directamente con Adobe Acrobat.
Carga Masiva de Documentos
Tan simple como arrastrar y soltar
El sistema de carga de archivos Drug and Drop de SharePoint permite arrastrar y soltar documentos directamente en la biblioteca, sin pasar por la carga vía formulario, luego gracias a la edición rápida se completará la metadata correspondiente.
Generación de Coversheet
Cada envío respaldado
Con cada envío de Transmittal el sistema genera un documento PDF de respaldo, se imprimen los documentos enviados, el contratista, la fecha y el motivo del envío.
Documentos Superados
Mantenga todas las revisiones en su lugar
Los documentos pasan por múltiples revisiones hasta la final, el sistema permite almacenar todas las revisiones intermedias en bibliotecas que son con consultables en cualquier momento en modo de "sólo lectura".
Edición Rápida de Metadata
Sin formularios
Es posible trabajar en modo de "edición rápida" que permite transformar la biblioteca de documentos en una grilla abierta para el ingreso de metadatos en forma masiva, incluso es posible copiar y pegar los datos directamente desde un archivo Excel.
Check In - Check Out
Un usuario a la vez
De forma nativa permite configurar las bibliotecas para que permitan proteger y desproteger los documentos para su edición, esto evita que múltiples usuarios trabajen al mismo tiempo y sobrescriban el trabajo del otro, a su vez, registra cada cambio con fecha, hora y usuario de cada modificación.
Versionamiento
Todas las versiones cuando quiera
Las revisiones de cada documento mantienen internamente el historial de versiones con todos los cambios, modificaciones y comentarios que se realizan en su proceso de revisión interno, pudiendo visualizar o recuperar una versión anterior en cualquier comento.
Revisionamiento
Desde la a al cero
El sistema mantiene su funcionamiento según los estándares de Gestión Documental para procesos de Ingeniería, almacenando y disponiendo de revisiones como A, B, C, hasta 0, N, o P.
Registros de Auditoría
Todo trackeado
Todas las acciones, como eliminación, modificación o edición de elementos queda registrado en forma permanente en el sistema gracias al registro de auditoría. El sistema permite generar informes personalizados exportables a Excel desde donde es posible gestionar y analizar la información.
Exportación a Excel
Analítica personalizada en tu escritorio
Los usuarios administradores del sistema pueden exportar los registros completos de bibliotecas a Excel, pudiendo filtrar, gestionar, analizar y generar sus propios tableros en equipo local.El archivo queda automáticamente guardado con la consulta realizada, sólo necesita actualizar los datos.
Mantenedores
Actualiza datos fácilmente
El sistema permite a los usuarios administradores actualizar valores en campos de metadata como Disciplina, Tipos de Documentos, WBS. Además, permite administrar los responsables de las tareas que genera el Workflow según los parámetros de cada documento.
