Gestor de Procesos para Servicios Públicos

Gestiona Procesos Corporativos en Forma Eficiente sobre SharePoint Online.

Integrate al cumplimiento de la nueva normativa de Transformación Digital del Estado. Maneja expedientes, interopera con otros sistemas y agiliza los procesos internos de revisión y aprobación de Requerimientos y Documentos específicos.

Microsoft 365

Gestor de Procesos para Servicios Públicos

Beneficios

Gestión y Procesos Institucionales sobre SharePoint

Firma electrónica avanzada

Ahora, gracias a la integración con FirmGob, es posible firmar documentos en línea sin salir de SharePoint Online, personalizamos la imagen visible de la firma de cada usuario para identificar claramente los usuarios firmantes, cargo, fecha y hora de cada firma.

Integración DocDigital

Gracias a la integración con DocDigital podrás gestionar documentos entrantes y salientes sin salir de SharePoint, aplicar acuse de recibo y realizar envíos a instituciones privadas y públicas a un solo clic.

Gestión de documentos

Gestión de documentos avanzada, adaptable a las necesidades de cada cliente. Cuenta con funcionalidades como clasificación de metadata, versionamiento, edición de documentos en línea, personalización de vistas, filtros y búsqueda avanzada por campos de metadata o contenidos de documentos.

Gestión de expedientes

Gestiona conjuntos de documentos agrupados y relacionados que comparten parámetros de clasificación, permitiendo aplicar fases de un workflow como un grupo. Los expedientes permiten trabajar unificadamente diversos procesos, como Gestión de Compras, Gestión de Recepciones Conformes, Requerimientos de información, Aprobaciones internas, Solicitudes de usuarios, entre muchos otros.

Plantillas de documentos

Genera documentos en línea a partir de formatos predefinidos y disponibles en forma centralizada. Cuenta con plantillas para documentos como Resoluciones, Oficios, Certificados, entre otros. Además, cada documento podrá contar con campos dinámicos que se completan en forma totalmente automática sin necesidad de intervención manual.

Folio de documentos

Aplica rápidamente Números Correlativos a documentos relevantes, como Resoluciones u Oficios. El sistema aplicará número según tipo de documento y año asociado.

Módulos Gestor de Procesos para Servicios Públicos

Sistema Modular y Adaptable a cada Institución

Módulo de Tareas

En cada fase del proceso el sistema, de forma automática, genera tareas a los usuarios responsables de revisar y aprobar expedientes. Desde cada tarea es posible revisar todos los documentos del expediente, pudiendo aprobar, rechazar o solicitar una colaboración interna.

Módulo Oficina de Partes

Automatiza el proceso de ingreso, clasificación y derivación de documentos hacia el interior de la institución, estandarizando datos esenciales, Emisor, Asignación de Folios y despacho de documentos, ya sea mediante DocDigital, Correo Electrónico o valija.

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Procesos y Requerimientos

Gestiona y estandariza diversos procesos provenientes desde Requerimientos Internos o Externos. Cada proceso podrá contener sus propias etapas configurables desde los mantenedores, cada una con sus propios usuarios revisores y aprobadores.

Módulo Mantenedores

Administra en forma autónoma aspectos relevantes del sistema, como procesos, etapas de cada proceso, usuarios revisores y aprobadores asociados a los flujos, tipos de documentos, unidades organizativas, usuarios firmantes y otros aspectos relevantes.

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Clientes

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Otras Funcionalidades

Potencia la gestión de proyectos con las funcionalidades adicionales del Gestor de Procesos para Servicios Públicos

Perfiles y permisos de acceso

Personaliza accesos y niveles de permisos según unidades organizativas o roles definidos en cada proceso, permitiendo segmentar los accesos sobre módulos y expedientes en particular.

Notificaciones y recordatorios

Recibe notificaciones y recordatorios directamente en tu bandeja de correo electrónico y en un chat de Microsoft Teams. Recibe avisos personalizados y generados automáticamente según roles en cada proceso.

Log de actividades y comentarios

En cada etapa del proceso cada usuario participante debe ingresar comentarios sobre la actividad delegada, esto queda disponible en un log que permite consultar todo el recorrido de un expediente en su proceso de gestión interna.

Reportería en Power Bi

Personalizamos tableros de gestión y dashboard genéricos y personalizados según las necesidades de analítica de cada cliente, como Requerimientos por estado, por Unidad organizacional, por responsable, por emisor, reportes de tareas pendientes, completadas, entre muchos otros.

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