Gestor Documental con SharePoint

¡Almacenamiento y búsqueda más eficientes y rápidos con SharePoint!

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Microsoft 365

Gracias a Microsoft 365, obtendrás un software de clase mundial con múltiples funcionalidades y beneficios.

Beneficios

Gestor Documental de Clase Mundial con SharePoint Online

Centralización de
información clave

Integración con
Power Automate

Seguridad y perfilamiento
personalizado

Integración nativa con
Suite de Office

Disponible en todos los
planes de Microsoft 365

Almacenamiento
seguro en la nube

Acceso desde cualquier
lugar y dispositivo

Reduce el uso de correo
electrónico

Reduce tiempos de
búsqueda

Integración con firma electrónica

Firma Electrónica Simple

Firma Electrónica Avanzada

Usuarios con Firma Enrolada

Firma electrónica

La firma electrónica es un certificado emitido a personas naturales mayores de 18 años a través de un proceso de comprobación de la identidad del solicitante. Permite a los usuarios de un sistema autenticarse y firmar documentos electrónicos.

Entre los principales usos de la firma electrónica podemos mencionar Contratos de todo tipo con validez legal, Actas de directorios, Anexos de contratos, Liquidaciones de sueldo, Compromisos de compraventa, Documentos crediticios, Balances tributarios, Auditorías, entre muchos otros.

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Módulos Gestor Documental

Gestión y Colaboración Avanzada sobre SharePoint

Panel de Documentos

La página principal del sistema permite, a través de un dashboard, identificar y visualizar los documentos que se encuentran en cada fase o etapa del proceso, pudiendo consultar e identificar claramente el responsable y los tiempos asociados a cada uno.

El listado completo de documentos permite ser organizado por vistas, utilizando para ello los valores de metadata que se asignan a cada documento cargado en el sistema.

Además, es posible filtrar por campos específicos, por ejemplo: Unidad organizativa, proceso, estado, versión o cualquier otro parámetro personalizado.

Panel de Tareas

En cada fase del proceso el sistema de forma automática genera tareas a los usuarios responsables de revisar o aprobar documentos. En cada delegación de tareas se envían notificaciones por correo electrónico.

En el detalle de cada tarea es posible acceder al documento en referencia, aprobarlo, rechazarlo o solicitar una colaboración interna a un especialista o colega al interior de la compañía.

Es posible parametrizar los tiempos asignados a cada tipo de tarea, visualizando claramente las tareas completadas, no iniciadas, atrasadas y sus respectivos responsables.

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Mantenedores

Los mantenedores permiten administrar en forma autónoma aspectos relevantes del proceso, como los usuarios revisores y aprobadores asociados a los flujos, tipos de documentos, unidades organizativas, procesos u otros campos de metadata que se hayan
definido para cada cliente.

Workflow de Revisión / Aprobación

Los flujos de trabajo permiten automatizar los procesos de
revisión y aprobación de documentos, evitando la impresión de documentos físicos, optimizando el tiempo de los participantes y manteniendo un adecuado control sobre los estados de cada documento y su respectivo responsable.
Generalmente los flujos tienen uno, dos o tres fases de revisión y aprobación, pudiendo parametrizar los responsables de cada fase dependiendo de los parámetros que se asignen sobre cada documento.

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Workflow de Colaboración

Permite extender las capacidades del flujo de Revisión y Aprobación, que ya tiene parámetros establecidos, pudiendo solicitar revisiones, aprobaciones, comentarios o solicitudes de firmas a usuarios que no están asociados al flujo original.
En las fases de revisión o aprobación, cada responsable puede solicitar, a su criterio o necesidad, una colaboración a cualquier usuario interno de la compañía que tenga acceso al gestor documental. El sistema notificará por correo electrónico y creará una tarea para el colaborador que corresponda.

Mapa de Procesos

Desde un mapa visual, el sistema permitirá aperturar cada área organizacional, ya sea gerencia, subgerencia, departamento o unidad, pudiendo visualizar los procesos y/o subprocesos que corresponden a cada uno. En cada uno de ellos permitirá acceder a los documentos correspondientes, entregando una alternativa de acceso estructural y visualmente atractiva a los usuarios
finales.

Las áreas y procesos asociados se podrán gestionar desde un mantenedor especialmente dispuesto para ello, permitiendo a un grupo de usuarios administradores personalizar directamente la estructura de accesos desde el mapa de procesos.

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Otras Funcionalidades Gestor Documental