En nuestra publicación anterior te contamos las ventajas de implementar un Gestor Documental automatizada, ya que, de seguro, como empresa enfrentas diariamente la recepción, gestión y envío de grandes cantidades de documentos que deben ser evaluados y aprobados por distintas personas antes de contar con la aprobación final. Sumado a esto, existe la posibilidad de que ocurra algún error humano y se cambie o elimine información valiosa, lo que podría perjudicar severamente el flujo de trabajo.
Frente a este panorama se han desarrollado múltiples softwares o plataformas para hacer de la Gestión Documental un proceso seguro y automatizado, pero, entre todas las opciones ¿sabes por qué SharePoint representa la mejor alternativa?
¿Por qué usar SharePoint como Gestor Documental?
- Flujos Personalizados
En SharePoint vienen activados, por defecto, un par de flujos simples que permiten, a ciertos roles, aprobar la documentación antes de ser visible por todos los usuarios. No obstante, gracias a la integración con Power Automate es posible implementar flujos personalizados según las necesidades de cada empresa, gerencia, equipo de trabajo o grupo particular.
- Control de versiones
Este es, sin duda, uno de los mejores beneficios de SharePoint, ya que por cada documento podrás tener registro de los distintos cambios realizados, además de identificar a las personas que lo realizaron, fecha de modificación, y podrás restaurar cualquier versión anterior en caso de necesitarlo.
- Metadatos
Dependiendo de las necesidades de tu empresa, posiblemente necesites, además de la segmentación de documentos por carpetas, categorizar los documentos por tipo, año o por producto. Para esto, SharePoint ofrece la opción de clasificar con campos de metadata a fin de etiquetar documentos y, posteriormente, filtrar o buscar de forma automatizada y mucho más rápida.
- Coautoría
Esta opción permite que varios usuarios modifiquen o trabajen simultáneamente sobre un documento (mostrando claramente lo que va realizando cada colaborador para facilitar su identificación). Gracias a esto cada cambio será visible “en línea” y en tiempo real, por lo que será más fácil la colaboración entre equipos. SharePoint, gracias a su integración nativa con Office Online, permite implementar la Coautoría en documentos tipo Word, Excel, PowerPoint y OneNote.
- Vistas Personalizadas
Pensando en hacer más amigable la plataforma según la necesidad de cada usuario o equipo de trabajo, SharePoint permite personalizar la forma en cómo cada grupo requiere ver la biblioteca de documentos disponibles. De esta forma la información se mostrará según la personalización de cada “vista” y los datos prioritarios para cada perfil.
- Alertas
SharePoint permite la suscripción a alertas para que, ante cualquier cambio en una biblioteca o archivo, se reciban correos electrónicos automáticos y personalizables que informan del cambio realizado.
- Protección de datos (Check In / Check Out)
Las bibliotecas de documentos permiten configurarlas para que los usuarios puedan editar libremente los documentos o, en caso de requerirlo, activar el sistema de protección y desprotección de (Check In / Check Out) que impide la modificación de un documento mientras esté siendo editado por otro usuario. Esto asegura la integridad de la información y obtener información clara de cada versión y quién realizó cada una de ellas.
- Vistas Rápidas
SharePoint permite arrastrar y soltar documentos directamente a una biblioteca desde una carpeta local. Luego, gracias a su vista de edición rápida, es posible convertir la grilla de metadatos en una especie de planilla excel en línea, pudiendo modificar múltiples campos en forma simultánea o incluso copiando y pegando directamente desde un archivo excel.
Hay que destacar que estas son solo algunas de las funcionalidades y beneficios que SharePoint Online ofrece, y, aprovechando las bondades de este sistema, en Visualmente hemos desarrollado un software para la Para aterrizar e implementar estas ideas te recomendamos nuestro Gestión Documental sobre SharePoint. Gracias a la integración con Microsoft 365, te ofrecemos un software de clase mundial con múltiples funcionalidades y beneficios.
