¡Hoy te contamos sobre las ventajas de la Gestión Documental automatizada sobre SharePoint Online!

La forma de trabajar en las organizaciones evoluciona cada año, y la pandemia mundial que hemos venido atravesando estos últimos meses nos ha demostrado la necesidad que tienen las empresas de sumarse al mundo digital a fin de mejorar los resultados, rapidez de respuestas y capacidad competitiva en el mercado.

La forma de trabajar en las organizaciones evoluciona cada año, y la pandemia mundial que hemos venido atravesando estos últimos meses nos ha demostrado la necesidad que tienen las empresas de sumarse al mundo digital a fin de mejorar los resultados, rapidez de respuestas y capacidad competitiva en el mercado.

Gracias a la tecnología y los beneficios que esta nos aporta, los flujos de trabajo han podido mantenerse activos durante todo este tiempo de teletrabajo, pero es importante destacar que esta situación también ha puesto en evidencia la necesidad en la que se ha convertido no solo la digitalización de procesos, sino también la automatización de los mismos, ya que nos permite ahorrar costos, tiempo, y ser mucho más eficaces a la hora de realizar nuestro trabajo, indistintamente del lugar donde lo llevemos a cabo.

¿Por qué recurrir a la Gestión Documental automatizada?

Una de las actividades que más amerita esta actualización digital es la Gestión Documental, en vista de la gran cantidad de documentos que seguramente recibe, genera y gestiona diariamente tu empresa, y que, por protocolos internos, necesitan ser evaluados y aprobados por distintas personas antes de contar con una aprobación final. Este procedimiento, además de poder desorganizarse al momento de hacerlo manualmente, podría incurrir también en el error humano de cambio o borrado de información, dificultando así el correcto flujo de trabajo.

Para evitar estos inconvenientes lo más recomendable es realizar la Gestión Documental de forma automatizada, implementando algún software o sistema en la nube que permita tener un registro de cambios, definición de responsables, tareas pendientes por documentos, entre otras características.

Además, automatizar este proceso tiene múltiples ventajas, tales como:

• Sumar eficiencia a tus resultados, ya que podrás realizar más tareas en menos tiempo.
• Aumentar la velocidad de entregas, debido a que podrás tener los documentos revisados y aprobados mucho más rápido, y sin errores en el proceso.
• Mejorar la calidad y flujo de trabajo, ya que la automatización de la gestión documental permitirá que todo tu equipo trabaje de forma ordenada y dinámica, definiendo responsables y tareas pendientes para optimizar el proceso.

Para aterrizar e implementar estas ideas te recomendamos nuestro Gestor Documental desarrollado sobre SharePoint Online, con el cual podrás optimizar los procesos relacionados con el traspaso de documentos, la creación, colaboración y distribución de información entre colaboradores.