Gestor documental: Dar una respuesta efectiva a las necesidades de nuestros clientes potenciando nuestra oferta es lo que nos mueve. Por esta razón, recientemente firmamos una alianza con E-Cert Chile para incorporar como una nueva funcionalidad la operación de firma electrónica a nuestro sistema de Gestión Documental, desarrollado sobre SharePoint Online, facilitando con ello las tareas asociadas a revisión y aprobación de documentos.
Gracias a este mecanismo, que permite validar y/o aprobar la autenticidad de un documento, el proceso de gestión documental a través de nuestro sistema será mucho más expedito, rápido y fácil de implementar.
No obstante, su implementación trae consigo otros múltiples beneficios asociados a la sustentabilidad y optimización de tiempos empresariales -aspectos tan relevantes y valorados hoy en día-.
En este sentido, la disminución en tiempos de gestión en el proceso se posiciona como la ventaja más importante, ya que la validación de documentos con firma electrónica está al alcance de un clic, se valida con un sistema estándar en Chile como lo es la Clave Única y se visibiliza al instante, lo que optimiza los tiempos de llamado, seguimiento y espera.
A esto se suma la permanente disponibilidad de información, con los documentos almacenados en forma segura y centralizada, accesibles dónde y cuándo se necesite, solamente con un navegador conectado a internet, ya la información se mantiene en línea de forma permanente, puede ser ubicada de forma rápida a través de una estructura de carpetas o parámetros de metadata y compartida con usuarios con acceso al sistema en cuestión de segundos -incluyendo usuarios externos-.
Otro beneficio es que la firma electrónica cuenta con total respaldo legal, pudiendo firmar documentos como contratos de cualquier tipo, liquidaciones, resoluciones, licencias médicas, entre muchos otros documentos de áreas de Recursos humanos.
Las firmas a aplicar pueden ser Firma Simple, Firma Electrónica Avanzada, ambas en modalidad de un solo uso o enroladas, estas últimas permiten registrar a los usuarios en forma permanente para que el proceso de firma sea aún más expedito cuando requieran firmar uno o varios documentos en el sistema.
Por último, pero no menos importante, la gestión en línea de este tipo de trámites disminuye considerablemente el uso de papel en oficinas, con lo que aportamos a la sustentabilidad ambiental y a la reducción de emisiones producto de esta actividad.
Le invitamos a conocer un poco más sobre las ventajas de implementar una Gestión Documental automatizada en nuestro post anterior, así como aclarar sus dudas sobre por qué elegir SharePoint como Gestor Documental.
