Te contamos sobre Microsoft 365 y SharePoint. La digitalización en las empresas es un hecho, y la necesidad de migrar hacia una verdadera transformación digital ha quedado demostrada con mayor fuerza durante este 2021, año en el que la pandemia puso a prueba la capacidad de adaptación y supervivencia de las empresas en un entorno realmente competitivo.

La buena noticia es que, con el avance de la tecnología, existen múltiples alternativas de softwares y herramientas en el mercado para que las organizaciones, sin importar su tamaño, comiencen a cambiar el modelo de gestión implementado hasta ahora (la mayoría de las veces de forma manual) y automaticen sus procesos por completo, tanto internos como externos.

Como punto de partida, para mejorar la gestión interna, queremos contarte sobre las ventajas y beneficios que te brinda Microsoft 365, sistema que opera con un conjunto de herramientas colaborativas que permite optimizar el flujo de trabajo y la comunicación entre equipos de un mismo proyecto/empresa. Dentro de este listado, SharePoint es la herramienta sobre la que te contaremos en esta ocasión.

Este producto de Microsoft (disponible en la nube como SharePoint Online, o implementado de forma local como SharePoint Server), ofrece una variedad de aplicaciones y funcionalidades que se adaptan a las necesidades de cada empresa/proyecto, tales como:

• Integración con todas las aplicaciones de ofimática y de colaboración Office365.
• Repositorio de documentos con almacenamiento histórico, metadatos y control de versiones.
• Integración con los sistemas empresariales (ERP, CRM, EHR, ECM).
• Seguridad total para el almacenamiento de información y documentos privados.
• Flujos de colaboración interna que pueden ser personalizados según roles y permisos para cada usuario. Además, se podrán proteger los documentos al momento de su edición para que otro usuario no intervenga al mismo tiempo si así se desea.

Gracias al gran alcance tecnológico de SharePoint y el trabajo en conjunto de las distintas herramientas de Microsoft 365, las empresas serán capaces de mejorar sus funciones en tres aspectos clave:

• Eficiencia, ya que los colaboradores podrán interactuar entre sí compartiendo documentos, tareas, calendarios, etc.
• Innovación, gracias a que la información almacenada estará disponible en cualquier momento y desde cualquier dispositivo, sin importar el peso de los archivos. Esto es posible gracias a la integración de Microsoft SharePoint con OneDrive.
• Automatización de procesos. Este es, quizás, el punto más relevante en esta lista de beneficios. El uso de SharePoint es sin duda uno de los primeros pasos para que las empresas migren a la transformación digital deseada, ya que contarán con flujos de trabajo automatizados adaptados a sus necesidades.

Como hemos comentado, adicional a las funcionalidades que SharePoint trae de forma nativa para ayudar a la automatización de procesos y comunicación entre equipos, la herramienta permite optimizar y desarrollar soluciones específicas para las distintas necesidades de cada proyecto/empresa. En este sentido, es posible desarrollar softwares especializados para distintos procesos internos.

Esto ha permitido la creación de nichos de mercados y empresas que hoy en día dedican su gestión al desarrollo de estos softwares. Tal es el caso de Visualmente SPA, empresa chilena que hoy en día cuenta con más de 8 años de experiencia en el desarrollo de softwares diseñados sobre SharePoint Online dedicados a la automatización de procesos de gestión.

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