En esta entrada te contamos sobre la Gestión Documental con SharePoint.

Diariamente se crea y gestiona gran cantidad de información en las compañías, generalmente esta información es almacenada en documentos y éstos pasan directamente a discos duros locales o son compartidos por correo electrónico.
SharePoint 2013 contiene en forma nativa las características necesarias para contar con un sistema avanzado de gestión de documentos, lo que permitirá aumentar la productividad de las personas y por consecuencia la competitividad de la empresa.

Si bien SharePoint tiene una multiplicidad de funcionalidades y herramientas disponibles, una de las más usadas es la gestión de documentos, llegando algunas personas incluso a pensar que Sharepoint es exclusivamente un gestor documental, nada más alejado de la realidad. Describiremos aquí algunas de las posibilidades que tenemos a la hora de trabajar en esta herramienta de Microsoft.

Beneficios de Gestión Documental con SharePoint

Partiremos indicando que SharePoint permite crear múltiples bibliotecas de documentos, dependiendo de las necesidades del negocio es posible contar con repositorios independientes por Gerencias, Divisiones, Departamentos, Áreas o Tipos de documentos. Además cada biblioteca la podemos organizar en carpetas y subcarpetas, de manera similar a como organizamos los documentos en nuestro sistema operativo.

Con SharePoint 2013 es muy fácil cargar documentos a un biblioteca, con la nueva funcionalidad drag & drop, basta con arrastar un documento y éste queda inmediatamente almacenado en el sistema.

Las bibliotecas documentales permiten activar versionamiento, con esto es posible tener una trazabilidad completa del documento. Desde su creación, todas o un número determinado de versiones quedan almacenadas, pudiendo revisar o recuperar rápidamente estados anteriores.

Permite crear documentos de Office directamente desde la biblioteca, en el caso de SharePoint Online no es siquiera necesario tener Office instalado en el equipo local, gracias a Office Web App es posible crear documentos de Office directamente en el navegador y almacenarlos en bibliotecas de SharePoint.

Al igual que todas las listas de SharePoint, las bibliotecas documentales se pueden personalizar con campos de Metadata, esto permite agregar información adicional a los documentos que luego permitirán organizar, buscar, filtrar y visualizar de mejor manera la información almacenada.

Los documentos se pueden organizar por Vistas, lo que permite mostrar por ejemplo grupos de archivos ordenados por año/mes o cliente/proyecto, desplegando solamente la información relevante para el usuario y evitando tener que navegar por un listado enorme de documentos.

Cuando existen formatos de documentos prestablecidos en la empresa, como informes, presentaciones o planillas de cálculos estándar, SharePoint ofrece la posibilidad de cargar plantillas de documentos que luego pueden ser usados por los usuarios para crear documentos con la estructura predefinida sin necesariamente contar con esos formatos en su equipo local.

Cada biblioteca puede ser configurada con su propio flujo de aprobación de documentos.

Los niveles de acceso de usuarios pueden ser configurados fácilmente mediante los grupos de SharePoint, con esto podemos definir que algunos usuarios puedan subir, editar, eliminar o actualizar elementos, mientras que otros podrían solamente visualizar.

Los usuarios pueden configurar alertas para informarse sobre cambios en la biblioteca, como eliminación, modificación o carga de nuevos archivos. Estas alertas llegan directamente al correo electrónico del usuario y es posible configurarlas para que el aviso sea inmediato o un resumen diario o semanal con los cambios realizados.

SharePoint 2013 tiene muchas funcionalidades propias de Redes Sociales, algunas de ellas pueden ser aplicadas a los documentos almacenados, como el seguimiento de documentos, etiquetado por parte de usuarios, agregar comentarios sobre documentos de interés o compartir un archivo en el propio SharePoint o a través de OneDrive for Business.

La búsqueda es fácil e intuitiva, permite filtrar resultados por múltiples variables, como los metadatos, tipos de documentos, sitios u otras características. Además los resultados de búsqueda muestran una vista previa del documento sin necesidad de abrirlo, con esto podemos saber rápidamente si se está frente a lo que realmente se está buscando.

Como ven, las opciones son muchas, aquí sólo hemos enumerado las principales y sin duda su estructuración final dependerá de las necesidades propias de cada cliente.

En Visualmente lo apoyamos en la elección del plan de SharePoint que más se acomoda a su realidad, realizamos la consultoría para implementar adecuadamente su sistema de Gestión Documental y lo acompañamos en todo el proceso de adopción de la herramienta y la gestión del cambio necesario para el uso efectivo por parte de los usuarios.