Los flujos de trabajo con SharePoint los podemos definir como la funcionalidad que permite la automatización de procesos empresariales. Estos procesos pueden ser tan simples como la aprobación de un documento en una biblioteca, hasta procesos tan complejos como la solicitud de vacaciones del personal en una empresa donde el proceso está lleno de tareas, condiciones y entradas de usuarios diferentes.

Tipos de Flujos de Trabajo con SharePoint

En SharePoint 2013 existen 5 tipos de Flujos de Trabajo pre-programados que permiten estandarizar algunas tareas que pueden ser rutinarias y resultan ser costosas y con un alto consumo de tiempo.

Los flujos de trabajo pueden ser agregados directamente desde las herramientas disponibles en la lista o biblioteca de SharePoint. Los flujos incluidos por defecto funcionan como plantillas y pueden asignarse a cualquier lista o biblioteca de la colección de sitios.

Desde la herramienta de asignación de flujos es posible especificar el tipo de flujo a utilizar, el nombre asignado, el usuario al que se le designan las tareas, las fechas de caducidad e instrucciones de las tareas asignadas.

Los flujos de trabajo que encontramos en SharePoint 2013 son:

Flujo de Aprobación

Enviar un documento o elemento de lista para que se apruebe o rechace Un Workflow de aprobación notifica a un usuario o grupo de usuarios sobre la incorporación de un documento o elemento de lista para que lo aprueben o rechacen. El documento o elemento quedará disponible para la visualización por el resto de los usuarios solamente si es aprobado por quién corresponde.

Flujo para Recopilar Comentarios

Enviar un documento o elemento de lista para que los usuarios realicen comentarios Un Workflow para recopilar comentarios notifica a un usuario o grupo de usuarios sobre la incorporación de un documento o elemento de lista para que aporten comentarios. El flujo de trabajo reúne todos los comentarios de los usuarios ingresados en el flujo y entrega un registro del proceso de revisión.

Flujo para Recopilar Firmas

Enviar un documento, archivo de excel o formulario para que se firmen digitalmente

El workflow para recopilar firmas notifica a un usuario o grupo de usuarios sobre la incorporación de un documento de Office para que lo firmen digitalmente. Este flujo de trabajo funciona solamente con documentos de Word, libros de Excel y formularios de Infopath.

Al momento de configurar el flujo, se puede seleccionar si se desea asignar una detrás de la otra (lineal) o todas al mismo tiempo (paralelo).

Con este flujo de trabajo no es posible recolectar comentarios de los documentos ni aprobar o rechazar los elementos.

Para usar este flujo de trabajo es necesario contar con un certificado de firma digital emitido por una entidad acreditada.

Flujo de Tres Estados

Realiza el seguimiento de un asunto, proyecto o tarea a través de tres fases

El workflow con tres estados permite realizar un seguimiento del estado de un elemento de lista a través de tres fases. Se usa generalmente para gestionar procesos y hacer seguimiento a listas que manejan gran cantidad de información y su uso y funcionamiento es estándar, por ejemplo; tickets de soporte a clientes, oportunidades de ventas o actividades a realizar en el contexto de un proyecto.

Con cada transición entre estados o fases, el flujo de trabajo asigna una tarea a un usuario y le notifica por correo electrónico sobre la tarea. Una vez completada la tarea, el flujo de trabajo actualiza el estado del elemento y pasa a la siguiente fase. El flujo de trabajo con tres estados está diseñado para trabajar con la plantilla de la lista Seguimiento de asuntos, pero puede utilizarlo con cualquier lista que contenga una columna Opción con al menos tres valores.

Flujo de Aprobación de Publicación

Envío de contenido automatizado para revisión y aprobación por parte de usuarios

Un workflow de aprobación de publicación es muy parecido a otros flujos de trabajo de SharePoint, ya que envía notificaciones y asigna tareas a los usuarios designados en la configuración del flujo de trabajo. La diferencia con los otros flujos es que está diseñado específicamente para sitios de publicación, donde la publicación de nuevos contenidos está controlada.

Este flujo de trabajo viene activo por defecto en un sitio creado a partir de la plantilla de sitio de publicación.

Estos son los flujos de trabajo que vienen preformateados en SharePoint 2013. En otro artículo hablaremos de los Flujos de Trabajo personalizados.

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