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¡Hoy te contamos sobre las buenas prácticas para Gestionar documentos en SharePoint!
Generalmente los usuarios finales tienen poco control sobre la manera en que se usará SharePoint para gestionar los documentos al interior de las empresas, ellos tienen permisos para "colaborar", lo que quiere decir que pueden editar, cargar o eliminar archivos. Por lo tanto, estas recomendaciones son para los propietarios de sitios y administradores de soluciones.
Seguramente la lista de buenas prácticas puede ser bastante extensa, sin embargo publicaremos aquí las 5 que nos parecen principales a la hora de diseñar un solución de gestión documental.
No tiene mucho sentido llevar la gestión de documentos a SharePoint si seguiremos trabajando con estructura de carpetas y subcarpetas creadas aleatoriamente por los usuarios y/o administradores. En lugar de eso debemos usar las columnas de información, que permitirán ordenar y clasificar la documentación rápidamente.
Utilizar los tipos de contenido permite ir un paso más allá en el uso de metadatos, permite establecer propiedades dinámicas dependiendo del tipo de documento que estamos almacenando. Esto quiere decir que si cargamos un acta de reunión, se visualizarán ciertos campos a rellenar por el usuario, pero si estamos cargando un informe de avance de proyecto el conjunto de campos a llenar serán completamente diferentes.
¿Tiene dificultades para conciliar el sueño por la noche porque crees que alguien va a borrar el archivo que has subido a SharePoint? O puede ser que usted es sólo un controlador compulsivo? Entonces una alerta pondrá sus preocupaciones a un lado. Las alertas se pueden configurar a nivel de biblioteca o en documentos particulares. El sistema notificará al usuario si se han eliminado o modificado archivos de la biblioteca y quién ha realizado dicha acción. Las alertas pueden configurarse por cualquier usuario, incluso los que no tienen derechos de administrador.
Versiones y registros de documentos es una funcionalidad cool, pero ¿realmente lo necesito? Sí, el control de versiones le permite restaurar estados anteriores del documento y la característica de Check Out impide modificar accidentalmente un mismo documento por 2 usuarios al mismo tiempo.
Una vez que configurare sus Metadatos (columnas de información), puede hacer maravillas con las vistas! Crea todo tipo de puntos de vista (hay que asegurarse de hacerlos públicos) y filtros para mostrar lo que quieres.
Las vistas también pueden ayudar a controlar el espacio utilizado en una página. Si usted tiene muchas listas y bibliotecas en una página y quiere hacerlo todo, asegúrese de usar una "visión simplificada" con sólo algunas columnas para capturar datos "importantes". Los usuarios pueden utilizar otras vistas para visualizar más u otros campos de información.
Adaptación del artículo original publicado en la siguiente dirección
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