Hoy te hablamos sobre Microsoft Teams. Actualmente Office 365 nos proporciona una variedad significativa de herramientas que nos facilitan la creación de un grupo Office 365, donde el objetivo principal es la colaboración entre los miembros del equipo, así como el compartir diversos recursos.

Es importante que antes de crear el grupo se defina el propósito para el cual este será creado. En este post comenzaremos nuestro grupo de Office 365 a partir de la herramienta Microsoft Teams, pero no sin antes conocer un poco más de esta potente herramienta proporcionada por Office 365.

¿Qué es Microsoft Teams?

Es una plataforma que permite la colaboración entre personas de mismo equipo, y está basada en grupos de Office 365, con ella se pueden compartir recursos y su función principal es mantener la comunicación constante entre los miembros de equipo. Es decir, si deseamos crear un grupo de Office 365 basado en chats Microsoft Teams es la plataforma indicada.

Para crear su grupo, deben existir previamente los usuarios con los cuales desea colaborar en el Active Directory de su plataforma Office 365. Puede incluir los siguientes tipos de usuarios a los equipos de Microsoft Teams:

• Usuarios activos, usuario con cuenta profesional o educativa dentro de la organización.
• Usuarios invitados, usuario que no poseen cuenta dentro de la organización.

Nota: El acceso de invitado es una configuración a nivel de espacio empresarial de Microsoft Teams y se encuentra desactivada de forma predeterminada, deberá activar el acceso a invitados para posteriormente añadirlos a su equipo.

Al crear un grupo, deberás decidir si quieres que sea un grupo privado, en el cual el contenido solo lo pueden ver los miembros del grupo y las personas que deseen unirse deben ser aprobadas por el propietario del grupo o un grupo público, donde cualquier persona de la organización puede ver el contenido del grupo.

Canales y chats en Microsoft Teams

Los canales son secciones dentro de un equipo, creadas con la finalidad de mantener las conversaciones organizadas por temas o por proyectos determinados, según las necesidades que presente el equipo. A través de los canales de equipo, todos los miembros del equipo pueden mantener conversaciones abiertas.

Los archivos que se comparten en un canal son almacenados automáticamente en SharePoint Online (actualmente la integración con SharePoint local no es compatible con Microsoft Teams), ya que cada equipo de Microsoft Teams posee un sitio de grupo en SharePoint Online y a su vez cada canal del grupo posee una biblioteca de documentos en el sitio de grupo correspondiente.

Es cierto que las conversaciones de equipo son de gran utilidad para la colaboración, pero a veces en necesario mantener conversaciones en privado, por lo que Microsoft Teams proporciona los chats.

Los chats permiten mantener conversaciones o video llamadas en privado uno a uno o en chat grupales con los miembros del equipo. Las conversaciones privadas solo son visibles para las personas que se encuentran en el chat (los archivos que se comparten en un chat se almacenan en OneDrive para la empresa del remitente y se conceden permisos automáticamente a todos los participantes como parte del proceso de compartir archivos).

*Nota: Para poder compartir archivos mediante los chats privados, los usuarios deben tener asignada y habilitada la licencia de Sharepoint Online, de lo contrario estos no tendrán almacenamiento de OneDrive para la empresa en Office 365, sin embargo el uso compartido de archivos seguirá funcionando mediante los canales.

Añadir aplicaciones externas

Una de las principales funcionalidades de Microsoft Teams es añadir aplicaciones externas o servicios propios de Microsoft que pueden ser compartidos con todos los miembros de un determinado canal. En Microsoft Teams a cada aplicación incluida en el canal se le conoce como ficha o pestaña.

Estas aplicaciones pueden ser externas como:

• Trello
• RSS
• GitHub
• Entre muchas otras

Así como también pueden ser herramientas propias de Microsoft como:

• Planner
• OneNote
• SharePoint

Las herramientas previamente mencionadas son integradas por defecto para cada canal creado en Microsoft Teams.

Reuniones en Microsoft Teams

Teams también brinda la funcionalidad de programar reuniones con los miembros del equipo o con los miembros de un canal específico. Las reuniones incluyen audio, video y uso el compartido de tu pantalla o la aplicación que usas durante una reunión.

¿Cómo acceder a Microsoft Teams?

Puedes acceder a la aplicación y comenzar a usarla si posees un plan de licencia Office 365 adecuado. Los planes que incluyen Microsoft Teams son:

• Business Essentials
• Business Premium
• Enterprise E1, E3 o E5

La comunicación es parte fundamental para la productividad y el rendimiento de tu equipo ¿Te animarías a utilizar las funcionalidades de Microsoft Teams para cambiar radicalmente tu trabajo colaborativo?